Datenschutzkonzept der „Kath. Kirchengemeinde St. Marien Schwerte“

nach dem Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG;in der Fassung des einstimmigen Beschlusses der Vollversammlung des Verbandes der Diözesen Deutschlands vom 20. November 2017)

Datenschutzerklärung
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Präambel

Die folgenden Ausführungen des Datenschutzkonzeptes der „Kath. Kirchengemeinde St. Marien Schwerte“richtet sich an Betroffenen und Interessierte. Sie beschreibt unsere Aufgaben, die Erhebung der dazu notwendigen Daten und wie wir damit umgehen. Weiterhin werden die sich daraus ergebene Sicherheitsmaßnahmen und die „Betroffenen Rechte“ beschrieben.Unser Handeln ist motiviert durch Nächstenliebe und Fürsorge für unsere Mitmenschen. Dabei erweisen wir ihnen Hochachtung und Wertschätzung als selbstbestimmte Personen. Wir schaffen Vertrauen durch unseren diskreten und sorgsamen Umgang mit denen, die sich uns anvertrauen oder uns in Obhut gegeben werden.Der Schutz personenbezogener Daten ist daher ein unverzichtbarer Teil unserer Wertschätzung und Fürsorge.

1.Wirkungskreisund Aufgaben

Die „Kath. Kirchengemeinde St. Marien Schwerte“ umfasst als pastoralen Raum die Pfarrbezirke

• St. Antonius in Geisecke
• Heilig Geist in Schwerte Ost
• St. Thomas Morus in Villigst
• St. Monika in Ergste
• St. Christophorus in Schwerte – Holzen
• St. Petrus in Westhofen
• St. Marien in Schwerte – Mitte

Unsere Aufgaben sind:

• Die Feier und Spendung von Sakramenten (Taufe, Kommunion, Firmung, Eheschließung)
• Die Feier von Gottesdiensten
• Beerdigungen
• Führen von verpflichtenden Kirchenbüchern (Taufbuch, Trauungsbuch…)
• Die Verwaltung der Gemeinde und deren Mitglieder
• Spendenverwaltung
• Beteiligungen an Organisationen und öffentlichen Einrichtungen

Darüber hinaus erfüllen wir eine Vielzahl von pastoralen (sozialen) Tätigkeiten, die unter anderem in Zusammenarbeit mit Behörden oder anderen kirchlichen Einrichtungen und sozialen Organisationen durchgeführt werden. Viele Aufgaben werden von ehrenamtlich tätigen Personen ausgeführt.

Weiterhin betreiben wir das Internetportal „Schwerterkirchen.de“. Mit diesem Portal informieren wir die Öffentlichkeit über unsere Dienste und Aktivitäten.

2. Datenverarbeitung

• 2.1 Datenerhebung

  Als „Kath. Kirchengemeinde St. Marien Schwerte“verfolgen wir ausschließlich und unmittelbar kirchliche Zwecke.
  Unsere Aufgaben sind die Seelsorge nach der katholischen Glaubenslehre sowie die Verwaltung dieses pastoralen
  Raumes als rechtliche und organisatorische Größe innerhalb der Erzdiözese Paderborn nach allgemeinem
  Kirchenrecht.

  Wir erheben und verarbeiten ausschließlich personenbezogene Daten, die unmittelbar zu unserer Aufgabenerfüllung
  notwendig sind. Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten erfolgt gemäß dem KDG, grundsätzlich
  aufgrund einer rechtlichen Erlaubnis (Vertrag/Beauftragung) und /oder rechtlichen Verpflichtung
  (Rechenschaftspflichten;Meldepflichten), sowie nach Einwilligung des Betroffenen oder seines gesetzlichen
  Vertreters.

  In Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen (Gefahr im Verzuge;
  Kindes-und Betroffenenwohl) nicht möglich ist, findet eine Verarbeitung der Daten nur dann statt, wenn sie durch
  weiterführende gesetzliche Vorschriften gestattet ist. (KDG §6 „Rechtmäßigkeit“; §8 „Einwilligung“; § 12
  „Besondere Kategorien“).

• 2.2 Datenkategorien

  Wir verarbeiten folgende Kategorien mit personenbezogenen Inhalten in einem Umfang, der ausschließlich durch den
  damit verbundenen Auftrag determiniert ist:

  Kontakt-Identitätsdaten:	Name, Anschrift, Kommunikationsdaten, Alter und Geschlecht
  Bankdaten:	Kontonummer, IBAN, BIC, Bank, Name des Kontoinhabers
  Sozialdaten:	Nationalität, Glaubenszugehörigkeit, Familienstatus, Beruf,Steuer-und Sozialversicherungsdaten, Sexualität,Führungszeugnis
  Gesundheitsdaten:	Daten zur körperlichen und seelischen Gesundheit
  Mobilitätsdaten:	Führerscheine, notwendige Mobilitätshilfen wie Rollatoren, Gehhilfen, Rollstühle, notwendiges Begleitpersonal
  Daten von Dritten:	Daten, die im Rahmen der Auftragserfüllung über Dritte Personen anfallen und gespeichert werden müssen

• 2.3 Art der Datenverarbeitung

  Im Wesentlichen erheben und verarbeiten wir Daten

  • zur Erfüllung unserer amtlichen Aufgaben durch Übermittlung entsprechender Dateien, Dokumente undUnterlagen
    • seitens unserer Erzdiözese Paderborn
    • durch staatliche kommunale Stellen
    • durch die von dem Betroffenen beauftragte Organisation (z.Bsp. Beerdigungsinstitut, etc.)
  • zur Erfüllung unserer pastoralen Aufgaben
    • durch die erlaubte Überlassung durch die jeweilige Person oder deren rechtmäßigen Vertreter
    • aufgrund gesetzlicher Vorgaben (z. Bsp. Spendenverwaltung)
    • zusätzlich zur Kommunikation mit den Gemeindemitgliedern (Einladungen, allgemeine Informationenund Ankündigungen) sowie zur Koordinationunserer Aktivitäten
    • bei Bild-und Filmmaterial durch Zustimmung der Beteiligten oder, in besonderen Fällen, durch von uns autorisierte und als solche unmittelbar erkennbaren Personen. Dieses Material findet Verwendung im Archiv der „Kath. Kirchengemeinde St. Marien Schwerte“sowie zur Anreicherung von Artikeln zu den Diensten und Aktivitäten in den öffentlichen Medien. Die Erfassung und Verwendung dieser Bilddaten findet nur mit Zustimmung der betroffenen Personen /Personengruppen statt. Handelt es sich bei den betroffenen Personen um Kinder, so gelten sowohl die Leitlinien unseres „Institutionellen Schutzkonzeptes“ als auch wird die Einwilligung der Erziehungsberechtigten vor Aufnahme oder Verwendung -möglichst schriftlich -eingeholt.

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient § 6 Abs. 1 lit. b KDG als Rechtsgrundlage für die Verarbeitungpersonenbezogener Daten.Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient § 6 Abs. 1 lit. c KDG als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortlicheunterliegt, dient § 6 Abs. 1 lit. d KDGals Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen(Gefahr im Verzuge; Kindeswohl), dient § 6 Abs. 1 lit. e i.V. Abs.2 lit. c+f KDG als Rechtsgrundlage.Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses des Verantwortlichenoder eines Dritten erforderlich (z.Bsp: Fotos zur Nachlese und Publikation unserer Aktivitäten) und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient § 6 Abs. 1 lit. g KDG als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Bei Verarbeitung für einen anderen Zweck als zu demjenigen, zu dem die personenbezogenen Daten erhoben wurden, dient als Rechtsgrundlage § 6 Abs.2 KDG

4. Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten

Eine Weiterleitung personenbezogener Daten an externe Personen oder Organisationen und außerhalb der oben beschriebenen Zwecke erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses mit den Betroffenen oder zur Bereitstellung der von diesen ausgewählten Diensten erforderlich ist. Darüber hinaus können Daten auf Grund rechtlicher Vorgaben weitergeleitet werden, z.Bsp.: Kindeswohl oderzurAktualisierung der Kirchenbücher an anderePfarrämter. Dazu können sieauch an Drittstaaten übermittelt werden, wenn sich der Taufort in einem Drittland befindet. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 41 Abs. 4KDG.

Die Weiterleitung an andere Pfarrämter wird insbesondere zur Überprüfung der „Einmaligkeit von Sakramenten“ vorgenommen.

5. Verarbeitung im Internet

Unser Internetportal dient ausschließlich zum Zwecke der Information der Öffentlichkeit über unsere Dienste und Aktivitäten. Personenbezogene Daten, die zur Kontaktaufnahme übermittelt werden, oder der Besuch unseres Portals werden nicht erfasst. Wir arbeiten ausschließlich mit systemischen Cookies „Session Cookies“, die für den Betrieb und der dazu notwendigen technischen Kommunikation notwendig sind. Mit jedem Aufruf der Internetseite durch eine betroffene Person oder ein automatisiertes System werden eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen zwischen den Systemen ausgetauscht. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert. Erfasst werden können die

• verwendeten Browsertypen und Versionen
• das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem
• die Unterwebseiten, welche über ein zugreifendes System auf unserer Internetseite angesteuert werden
• das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Internetseite
• eine Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse)
• der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems
• sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere informationstechnologischen Systeme dienen.

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen zieht die Kirchengemeinde St. Marien Schwerte keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um

• die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern
• die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Internetseite zu gewährleisten
• um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen.

Diese anonym erhobenen Daten und Informationen werden daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit in unserem Unternehmen zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen.

Personenbezogene Daten, die zur Kontaktaufnahme übermittelt werden oder zur Bestellung des Newsletters „MarienMail“, werdendirekt an die entsprechenden internen Stellen weitergeleitet.

6. Aufbewahrungsfristen von personenbezogenen Daten

6.1 Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten der betroffenen Persongrundsätzlich nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch das „Kirchliche Datenschutzgesetz“ sowie durch den Europäischen Richtlinien-und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen ist (z. Bsp.: Aufbewahrungspflichten durch das Steuergesetz).
6.2Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom „Kirchlichen Datenschutzgesetz“ oder Europäischen Richtlinien-und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.
6.3Grundsätzlich beträgt unsere Aufbewahrungsfrist nach Wegfall des Erhebungsgrundes, Abschluss eines Falls, Ausscheiden einer hauptamtlichen Fachkraft oder ehrenamtlichen Helfers bis zum Ende des nachfolgenden Kalenderjahres.

7. Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten

Jede von uns erfasste Person kann zu jedem Zeitpunkt die Offenlegung, Änderung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangenund ob ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde besteht, insbesondere

• ob ihre betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden
• welche Daten zu ihrer Person zu welchem Zweck gespeichert werden
• wie die Empfänger oder Kategorien von Empfängern lauten, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden
• falls möglich –wie groß die geplante Dauer ist, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, wie die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer lauten

Innerhalb von 4 Wochen kommen wir diesem Ersuchen nach. Davon ausgenommen sind Daten, die aus rechtlichen Gründen (z.Bsp.: Steuergesetze, Förderrichtlinien, Geltendmachung von Ansprüchen) eine längere Aufbewahrungsfrist notwendig machen.

Verlangt die betroffene Person eine vollständige Löschung aus allen internen und externen Datenbänken (Recht auf „Vergessen werden“), so kommen wir diesem Anliegen in gleicher Weise auf Basis unserer technischen Mittel und gemäß Art. 17 Abs. 1 DS-GVO nach (Verantwortlichkeit der Inkenntnissetzung externer Verantwortlicher).

8. Identifizierung des Betroffenen bei Löschung, Änderung oder Offenlegung personenbezogener Daten

Gesuche auf Löschung, Änderung oder Offenlegung von personenbezogenen Daten können von dem Betroffenen oder seinem Bevollmächtigten nur schriftlich und auf postalischem Wege an den Verantwortlichen gestellt werden. Eine telefonische Annahme von Gesuchen wie Oben angeführtoder Anfragen und Verlangen in elektronischer Form sind ausgeschlossen.DasGesuch muss Folgendes beinhalten:

• Name und Anschrift des Betroffenen
• Ggfls. Rechtsgültige Vollmacht als Anlage
• Fotokopie vom Personalausweis
• Welche Daten sollen gelöscht, geändert oder offen gelegt werden?

9. Datensicherheit

Die von uns zur Datenverarbeitung eingesetzten Geräte und Programme entsprechen den aktuellen Sicherheitsstandards gegen unerlaubte Eingriffe von außen und von innen.

Unser Konzept umfasst die Module:

• Geräte-und Programmsicherheit
• Sicherheit Datenbank
• Zugangsberechtigungen
• Meldung bei „Störfällen“
• Kommunikationskonzept

10. Verantwortlicher in der „Kath. Kirchengemeinde St. Marien Schwerte“

Verantwortlich im Sinne des KDG ist der leitende Pfarrer der
Katholischen Kirchengemeinde St. Marien Schwerte
Pfarrer Peter Iwan
Haselackstraße
58239 Schwerte
Tel.: 02304 16418
Mail: st.marien@schwerterkirchen.de

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist
Biehn & Professionals GmbH
Wiesenstraße 32
33397 Rietberg-Mastholte
Fon: 0 29 44 – 97 971 – 0
Fax: 0 29 44 – 97 971 – 25
E-Mail: datenschutz-kg@biehn-und-professionals.de

11. Rechtsgrundlage und Beschwerderecht

Die „Kath. Kirchengemeinde St. Marien Schwerte“ unterliegt dem „Gesetz über den
kirchlichen Datenschutz (KDG)“.

Aufsichtsorgan und Ansprechstelle für Beschwerden ist somit das:

Katholische Datenschutzzentrum
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Brackeler Hellweg 144
44309 Dortmund
Telefon: 0231/13 89 85-0
Telefax: 0231/13 89 85-22
E-Mail: info@kdsz.de

 

Schwerte, 04.11.2020